Zugehörigkeit zum Team entwickeln – auch in digitalen Welten
Hybrides Arbeiten braucht neue Tools und Techniken für die Zusammenarbeit in Meetings, an Dokumenten und in Workshops. Aber Technik allein reicht nicht – auch die weichen Faktoren müssen beachtet werden. Teams, die schon vor der Einführung hybrider Arbeit gut zusammengearbeitet haben, haben dabei einen Vorsprung.
Diese Teams haben sich nämlich schon so gut kennengelernt, dass Zusammenarbeit überhaupt möglich ist. Sie haben durch die physische Präsenz die Reaktionen ihres Gegenübers kennen und einschätzen gelernt, sie wissen zumindest grob über die Lebenssituation der Kollegen Bescheid und können sie berücksichtigen, sie haben sich beim Mittagstisch über Privates unterhalten und die kurzen Fragen nach Hilfe von Schreibtisch zu Schreibtisch geklärt. Mal vorausgesetzt, dass dabei keine Gräben aufgerissen sind, hat sich im Team jetzt ein gewisses Zusammengehörigkeitsgefühl entwickelt, man fühlt sich willkommen und ist bereit und in der Lage sich inhaltlich einzubringen.
Zusammengefasst sollte jedes Teammitglied diese Fragen für sich positiv beantworten können:
- Ich fühle mich im Team willkommen.
- Ich habe kein Problem damit, andere um Hilfe zu bitten.
- Wir kennen uns über den reinen Arbeitskontext hinaus.
- Wir können auch über Probleme – z.B. Gesundheit - sprechen, wenn sie Einfluss auf die Arbeit haben.
Deutlich schwerer haben es Teams, die sich erst im digitalen Raum treffen, vielleicht auf Grund räumlicher Entfernungen sogar überwiegend oder ausschließlich digital zusammenarbeiten.
Ich machte diese Erfahrung, als ich als externer Mitarbeiter zu einem solchen Team hinzustieß. Ich hatte nur einen mir bekannten Kollegen, den ich alles Mögliche fragen konnte. Außer dieser persönlichen Hilfe gab es keine Regeln, Kommunikationsformate oder Gepflogenheiten, durch die ich die Zugehörigkeit zum ganzen Team hätte aufbauen können. Entsprechend schwierig war es, die nötige Unterstützung und Auskunftsbereitschaft für meine Arbeit zu bekommen. Und Diskussionen waren teilweise eher von Konkurrenzdenken geprägt, als davon, gemeinsam das beste Ergebnis für das Team zu erreichen.
Auch digital zusammenarbeitende Teams brauchen die weichen Faktoren. Zum Glück gibt es einfache Mittel, um eine kreative und gedeihliche Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
1. Willkommen heißen
Viele Unternehmen haben schon ein Standard-Procedere, um neue Mitarbeiter zu integrieren. Besonders oft genannt: der persönliche Pate als Ansprechpartner für den neuen Mitarbeiter. Daneben gibt es noch Zeremonien, die man kreieren sollte, um neue Mitarbeiter z.B. bei den physischen Zusammenkünften vorzustellen.
Das gleiche gilt, wenn neue externe Mitarbeiter ins Team kommen. Denn schließlich möchte man von ihnen, ebenso wie bei den eigenen Mitarbeitern, dass sie sich schnell integrieren und ihre beste Leistung erbringen können.
2. Persönliches Kennenlernen
Hier geht es darum, in der digitalen Welt Raum zu schaffen für die Dinge, die im klassischen Büro in der Kaffeeküche, beim Mittagessen oder einfach so stattfinden. Es gibt Formate, bei denen das Kennenlernen im Vordergrund steht und die man als eigenes Meeting planen kann. Zum Beispiel beim „Manual of Me“, einem Verzeichnis von Stichworten, anhand dessen man sich persönlich vorstellen kann, das aber auch Raum lässt zu beschreiben, wie man bei der Arbeit behandelt werden möchte, was man nicht mag, welche Kommunikationskanäle man bevorzugt usw.
Andere Formate, in kleinerer Form, sind gut geeignet, um als häufig genutztes Ritual in die Arbeitsabläufe aufgenommen zu werden. Ein Beispiel sind wechselnde Eingangsfragen zu Beginn eines Meetings: Was ist – außerhalb der Arbeit – Dein Thema in dieser Woche? Wie war Dein Tag bisher? Und, schon als Übergang in das Meeting-Thema: Was ist Dein Ziel, Deine Intention für das Meeting heute?
3. Vertrauen schaffen
Vertrauen ist ein heikles Thema, weil in der digitalen Zusammenarbeit viele persönliche Momente fehlen, in denen sich Vertrauen aufbaut. Vertrauen ist aber nötig, um sich selbst ohne Sorge vor schlechter Resonanz oder negativer Beurteilung mit allen Ideen, die man hat, in’s Team einbringen zu können. Deshalb muss man in der digitalen Welt Wege finden, um Vertrauen schneller aufzubauen.
Fortgeschrittenere Teams können sich mit den 36 Fragen auseinandersetzen, die allerdings teilweise schon sehr ins Persönliche gehen und mit Bedacht eingesetzt werden sollten: bit.ly/the36questions.
Das Thema Vertrauen ist von besonderer Relevanz, wenn es speziell um Führungsverhalten in hybriden Arbeitsumfeldern geht.
All dies sind nur Beispiele, wie man durch gezielte Meeting- und Kommunikationsformate die Defizite einer digitalen Teambildung ausgleichen kann. Der Vorsprung der Teams, die schon vor der Einführung hybriden Arbeitens zusammen waren, kann man damit aufholen. Allerdings erreicht man damit erst die erste Stufe des Zugehörigkeits-Empfindens, das Voraussetzung für eine effektive Teamarbeit ist. Geht man diesen Weg weiter, kann man am Ende sogar die Innovationskraft von Teams stärken – davon berichten wir im nächsten Blog.