Was macht ein digitales Meeting zu einem guten Meeting? Du und die Technik!
Wie du dich in einem digitalen Meeting zeigst, sagt mehr über dich aus, als dir vielleicht lieb ist.
Dabei sind Ausstattung und das Erscheinen im Meeting heute wie der Dresscode im Berufsleben früher. Corona und die Digitalisierung haben auch hier sehr viel verändert.
Die Basisarbeiten: nicht erledigt
Ton: Dauerärgernis. Wenn wir mit dem Grundlagen beginnen, dann ist Audio im Digital-Termin immer noch ein großes Thema.
Und das beginnt mit der persönlichen Haltung. Ob wir die Hör- und Versteh-Anstrengungen unserer Gegenüber bewusst wahrnehmen, drückt unsere Wertschätzung für sie aus. Schlechtem Ton gerade über längere Zeit zuzuhören ist sehr anstrengend. Das ist zwar machbar, bindet aber viel Aufmerksamkeit und mentale Kapazität, die eigentlich für Gesprächspartner und Inhalte da sein sollten.
Ein professionelles Headset oder ein exzellentes Raummikrofon sind daher ein Muss.
Die kontinuierliche, störungs- und unterbrechungsfreie Audio-Spur ist wichtiger als das Bild. Diese brauchen wir zuallererst für‘s konzentrierte Dranbleiben können. Nichtsdestoweniger braucht es auch eine Mindest-Qualität einer (externen) Webcam.
Im Home-Office sind
- die Licht- bzw. Beleuchtungsverhältnisse ein wichtiges Stück „Handwerk“.
- der Volksmund sagt dazu, etwas ins rechte Licht setzen.
- das gilt ebenso für mich selbst in MS Teams oder Zoom in der Digital-Konferenz.
- ein Ringlicht und
- manches Sonnenschutz Rollo haben schon kleine Wunder vollbracht.
Professionell wird Schritt für Schritt mehr nötig sein.
Ergonomie: fängt erst an
Es geht Home-Office und in digitalen Meetings um viele Facetten der Ergonomie. Zur Ergonomie gehören jedoch auch Stuhl und Tisch, letzterer möglichst höhenverstellbar.
Genauso unverzichtbar sind
- ein guter und ausreichend großer Monitor,
- gegebenenfalls auch zwei.
Ergonomisch wichtig ist,
- gerade und in guter Körperhaltung auf den Bildschirm schauen zu können (und eben nicht gebeugt auf das Notebook herunterzuäugen).
Weitere Zauberworte sind daher:
- Docking Station,
- gute Tastatur.
Und jenseits der Technik ist für ausreichend Pausen und Bewegung zu sorgen.
Unternehmensperspektive: Für guten Standard sorgen
Die Frage, wer welchen Anteil an der Verantwortung für ein gutes Arbeitsumfeld im Home Office oder unterwegs hat, wird sich noch intensiver stellen.
Jedenfalls braucht es für all dies leistungsfähige Hardware, die nötige Bandbreite im WLAN im Office und ausreichend Datenvolumen für unterwegs. Auch Softwarelizenzen waren schon ein Engpass, zum Beispiel für die Nutzung digitaler Whiteboards. Standardisierte Lösungen für Videokonferenzen, zuverlässige Auffindbarkeit der Einwahldaten, die Dämmung von Störgeräuschen – solche Fragen sind zu lösen. Und das unternehmensweit für alle und nicht durch findige Einzel-Spezialisten.
Räume im Office: Das wird alles anders
Das klassische Büro wird es schon nicht mehr geben – die Gestaltung der Räume im Office ist also eine zentrale Aufgabe. Wir haben vier relevante Settings identifiziert:
- Videokonferenz – hier braucht es den geschützten Einzelplatz, der nicht gestört wird und andere nicht stört
- Begegnung – Menschen treffen sich ungezwungen in allen Varianten von Kaffeeküche. Begegnung ist hier das Zauberwort, nicht Meeting – und dennoch wird hier viel gearbeitet. Nur anders
- Kreativarbeit – braucht passende Räume mit Tools und Inspiration. Und immer mehr auch mit Durchgängigkeit zu den digitalen Tools, die ansonsten eingesetzt werden
- Hybrid-Meetings – die sind zwar anstrengend, kommen aber vor und müssen gut gemacht sein. Die Technik ist so anspruchsvoll wie die Meetingführung.
Hybride Settings gibt es auch in groß, jenseits der 8-10 Teilnehmer. Sie sind dann eher Workshops, Trainings oder Informationsveranstaltungen. Hier gibt es noch andere Fragen zu lösen. Hybrid-Moderatoren werden hier neue Rollen sein, die wir bisher nicht kannten.
Bezüglich der Raumausstattung kommt es also zu etwas wie New Work 2.0, angepasst an die kommenden Bedürfnisse hybrider Arbeitsmodelle. Einen gut ausgedachten Technik-Stack für die Ausstattung der Räume wird es ebenso brauchen wir ein gutes Management für die Belegung bzw. Verfügbarkeit. Um eine homogene Tool-Landschaft zu entwickeln, arbeiten wir zusammen mit den Beraterkollegen von lern:ma!
Und wir legen dann in der weiteren Gestaltung von Arbeitsmodellen großen Wert auf folgende Aspekte:
- Zusammenarbeit erfolgt über Teams und Organisationsteile hinweg
- Vorgehensweisen werden in den Teams und Zwischenteams ausgehandelt (Team Contract)
- Rahmensetzungen sind klar, verbindlich und werden regelmäßig nachgeschärft (Retrospektiven)
- Unterschiede sind möglich und akzeptiert – wichtig ist die Informations- und Wissensverfügbarkeit
Schlussendlich muss alles das auch eine gemeinsame Identität und ein Zugehörigkeitsgefühl einzahlen. Denn die beste Technik allein sorgt nicht für eine ausreichende Bindung der Menschen an eine Organisation.
